En relocationbudget behöver täcka både flytten och den första tiden på den nya orten. För HR handlar det om att synliggöra vilka kostnader företaget står för, när de uppstår och vad som händer om planeringen ändras. Bostad, praktisk etablering, familjens behov och den egna organisationens tid behöver få plats i samma bild.
Börja med medarbetarens situation och det stöd ni har kommit överens om. En person som flyttar ensam för ett kort uppdrag har andra förutsättningar än en familj som ska etablera sig i Sverige. Därför är en budgetmall med tydliga antaganden mer användbar än ett generellt totalbelopp. Ta också ställning till vilket kostnadsställe budgeten ska belasta. Ska den exempelvis ligga under rekrytering, employer branding eller personalkostnader?
Beskriv flytten innan ni räknar på den
Skriv ner vad budgeten utgår från: destination, preliminär ankomst, uppdragets längd och vilka personer som flyttar. Ange också vilka beslut som ännu inte är tagna. Om bostadsorten eller familjens ankomst är osäker ska det framgå i kalkylen.
Gå sedan igenom vilket stöd arbetsgivaren erbjuder. Ska företaget stå för boende en begränsad tid, hjälp att hitta en bostad och även praktisk etablering? Räkna inte in stöd som ännu inte har godkänts som om det vore ett löfte till kandidaten.
Dela upp engångskostnader och löpande kostnader
En engångskostnad kan vara lätt att bedöma när det finns en offert. En löpande kostnad behöver även en tidsperiod. Ett boendepris säger exempelvis ganska lite om budgeten inte anger hur länge boendet ska användas.
Skilj också på kostnad och tillfällig utbetalning. En deposition kan påverka hur mycket pengar som behöver finnas tillgängliga utan att vara en slutlig kostnad i samma mening som en hyra. Låt ekonomi bedöma hur respektive post ska hanteras och hur eventuell skatt, moms eller förmån påverkar kalkylen.
Tabellen kan användas som början till ert eget underlag. Posterna är exempel att ta ställning till, inte ett standardpaket eller en prislista från Nimmersion.
| Budgetpost | Underlag att ta fram | Vad behöver beslutas? |
|---|---|---|
| Resa och eventuell transport av bohag | Offert eller uppskattning för den aktuella flytten | Omfattning och vem som bokar |
| Tillfälligt boende | Pris, villkor och beräknad vistelsetid | Period, budgetram och vem som får förlänga |
| Bostadssökning | Offert på önskat stöd | Vad arbetsgivaren bekostar |
| Tillstånd och rådgivning | Aktuella avgifter och offert där stöd behövs | Vilka ärenden och personer som omfattas |
| Praktisk etablering | Bedömning av medarbetarens behov | Vilket stöd som ska erbjudas |
| Medföljande familj | Behov av exempelvis skolorientering | Vilka insatser som omfattas |
| Intern arbetstid | Bedömd tid för HR, chef, lön och ekonomi | Vem som avsätter tiden |
| Reserv för ändrade planer | Identifierade osäkerheter | Belopp och beslutsansvar |
Räkna på boendet som en tidsfråga
Boendeplanen påverkar både budgeten och medarbetarens vardag. Om permanent bostad inte är ordnad vid ankomst behöver ni ta ställning till en tillfällig lösning och hur övergången ska hanteras.
Räkna därför på ett huvudscenario och ett alternativ där det tillfälliga boendet behövs längre. Använd aktuella priser och villkor. Kontrollera vad en förlängning eller avbokning skulle innebära innan ni behöver fatta beslutet.
Med stöd att hitta bostad kan Nimmersion hjälpa till att bedöma behov och söka boende. Ta in ett underlag som motsvarar just er medarbetares situation så att budgeten bygger på rätt omfattning.
Synliggör tiden som organisationen lägger
Även när en extern leverantör hanterar delar av flytten behöver HR och andra funktioner medverka. Någon ska godkänna kostnader, svara på frågor och hålla ihop kontakten med medarbetaren.
Ange därför vilka interna insatser ni räknar med. Syftet är inte att lova en viss tidsbesparing, utan att undvika en budget där all intern samordning förutsätts ske utan resursbehov. Om ni jämför olika upplägg behöver samma arbetsuppgifter finnas med i båda alternativen.
Låt osäkerheten få ett eget utrymme
Ett användbart beslutsunderlag visar vad ni vet och vad ni fortfarande uppskattar. Märk varje belopp som offert, bekräftad kostnad eller preliminärt antagande. Ange när underlaget togs fram.
Bestäm sedan vem som får använda reserven och när en ändring ska lyftas för nytt beslut. Då blir det lättare att hantera exempelvis en senare ankomst utan att göra om hela budgetarbetet. Efter flytten kan ni jämföra utfallet med kalkylen och använda lärdomarna vid nästa rekrytering.
Ta fram ett underlag för rätt stöd
Nimmersions relocationtjänster omfattar stöd kring bland annat boende och etablering. Berätta vilka som ska flytta, när ni planerar ankomsten och vad ni vill hantera internt. Kontakta oss för att diskutera ett upplägg som går att ta vidare i ert budgetarbete.
