När en internationell medarbetare har börjat behöver någon fortsätta hålla ihop tillståndsfrågorna. En användbar HR-rutin visar vem som ansvarar, vad som behöver följas upp och hur förändringar ska fångas upp innan de genomförs. Den gör också arbetet möjligt att lämna över när någon byter roll eller går på semester. Lagändringar kan påverka en medarbetares situation. Ett ombud kan informera er om förändringar som kan vara relevanta för medarbetarens tillstånd.
Börja med de anställda ni redan har. Kontrollera att det finns en ansvarig person, tillgång till relevanta beslut och ett bestämt nästa steg för varje medarbetare. Bygg sedan in uppföljningen i de arbetssätt som HR, lön och chefer redan använder.
Låt beslutet följa med in i anställningen
Överlämningen från rekrytering till löpande HR-arbete behöver omfatta mer än ett besked om att ansökan är klar. Den som tar över ska kunna hitta underlaget och förstå om det finns något som behöver bevakas. Utöver slutdatumet behöver den som tar över förstå villkoren för tillståndet. Om medarbetaren till exempel ska byta roll eller flytta till en annan del av verksamheten behöver ni bedöma vad förändringen innebär utifrån just det tillståndet.
Migrationsverket anger att arbetsgivaren ska kontrollera handlingar som visar rätten att arbeta och spara kopior under anställningen och minst tolv månader efter att den har upphört. En intern översikt kan hjälpa er att hitta rätt underlag, men ersätter inte kontrollen eller handlingarna.
Om ni behöver orientera er i rekryteringsprocessen finns HR-guiden om arbetstillstånd. Den här artikeln handlar om arbetet efter starten.
Utse ansvarig och ersättare
Lägg ansvaret på en bestämd funktion och en namngiven person. Lägg också till en ersättare som kan komma åt det som behövs vid frånvaro. En påminnelse i en enskild medarbetares kalender är annars lätt att förlora vid ett byte av tjänst. Ta även höjd för föräldraledighet och dela kalenderpåminnelser om viktiga datum med de personer som ansvarar för uppföljningen.
HR kan hålla ihop uppföljningen medan lön bidrar med löneunderlag och ansvarig försäkringsfunktion med sin dokumentation. Chefer behöver i sin tur veta vilka planerade förändringar de ska lyfta innan de genomförs.
Det är bättre att varje funktion har en tydlig uppgift än att flera personer tror att någon annan bevakar helheten.
Använd en liten, aktuell ärendeöversikt
Översikten ska göra nästa åtgärd synlig. Samla bara de uppgifter ni behöver för samordningen och hantera dokumentationen enligt organisationens rutiner för behörighet och personuppgifter.
| Fält i rutinen | Vad det hjälper er med |
|---|---|
| Medarbetare eller internt ärende-ID | Hitta rätt ärende |
| Ansvarig och ersättare | Veta vem som följer upp |
| Hänvisning till kontrollerat underlag | Hitta beslut och relevanta handlingar |
| Giltighetstid enligt beslut | Bevaka datum som behöver bedömas |
| Nästa interna avstämning | Se när arbetet ska tas vidare |
| Planerad förändring eller öppen fråga | Fånga upp sådant som behöver utredas |
| Senast kontrollerat och nästa åtgärd | Undvika att gamla uppgifter lever vidare |
En intern avstämning är inte samma sak som en myndighetsfrist. Lägg upp bevakningen efter det aktuella ärendet och kontrollera vad som gäller för en eventuell fortsatt anställning. Använd inte samma kalenderregel för alla tillståndstyper utan bedömning.
Fånga upp förändringar innan de träder i kraft
En ny roll kan först diskuteras mellan chef och medarbetare och nå HR först när allt är bestämt. Lägg därför in en kontrollpunkt i era vanliga rutiner för förändringar av roll, arbetsgivare och anställningsvillkor.
Migrationsverket har särskild information om förändringar under anställningstiden. Vad en förändring innebär behöver bedömas utifrån personens situation och tillstånd och alla förändringar leder inte till samma åtgärd.
Tänk exempelvis på en medarbetare som får andra arbetsuppgifter. Den interna frågan är då först vem som ska bedöma förändringen och vilket underlag personen behöver. Rutinen ska se till att frågan kommer upp, inte låta en generell kryssruta avgöra tillståndsfrågan.
Skapa en väg vidare när något är oklart
Om en uppgift saknas eller ett datum närmar sig behöver den ansvarige veta vem som kan hjälpa till. Beskriv därför hur ni tar vidare ett oklart ärende, vem som håller kontakten med medarbetaren och hur en överenskommen åtgärd dokumenteras.
Vid förlängning kan underlag från den tidigare anställningsperioden behövas. Att dokumentationen går att hitta löpande är därför mer användbart än att försöka återskapa hela historiken när ett nytt ärende ska förberedas. Kontrollera aktuella krav i Migrationsverkets information om förlängning.
Stöd när tillståndsfrågorna behöver bedömas
Nimmersion hjälper arbetsgivare med immigrationshantering. När ni behöver stöd i ett enskilt ärende kan en tydlig intern översikt göra det enklare att beskriva situationen och få fram rätt underlag.
Kontakta oss om ni behöver hjälp att förstå nästa steg. Börja gärna med den konkreta förändringen eller frågan och vilket beslut medarbetaren har i dag.
