En arbetstillståndsansökan behöver uppgifter från både arbetsgivaren och den som ska anställas. HR behöver hålla ihop arbetet, men ska inte behöva leta efter varje svar på egen hand. Med en tydlig arbetsfördelning vet rekryterande chef, kandidat och eventuellt ombud vad de ska bidra med och vem de ska kontakta när något ändras.
Det första steget är att utse en samordnare och komma överens om hur informationen ska lämnas. Därefter behöver ni skilja på det praktiska arbetet med ansökan och de skyldigheter som följer med att vara arbetsgivare. Att anlita ett ombud innebär inte att arbetsgivarens skyldigheter försvinner.
Börja med en gemensam bild av rekryteringen
Innan ni skickar dokument mellan er behöver ni vara överens om tjänsten, arbetsgivaren och det planerade startdatumet. Vilken juridisk person ska anställa? Vem kan bekräfta arbetsuppgifter och anställningsvillkor? Finns det uppgifter om kandidatens nuvarande situation som behöver bedömas innan ni går vidare?
Låt HR samla frågorna inför ett första samtal. Kandidaten kan redan finnas i Sverige, ha ett pågående ärende eller planera att flytta tillsammans med familjen. Det är omständigheter som kan påverka vilket stöd som behövs, så undvik att använda den förra rekryteringen som facit för den nya.
För en introduktion till själva processen finns Migrationsverkets information för arbetsgivare. I denna artikel fokuserar vi på hur ni fördelar arbetet.
Ge varje uppgift en tydlig ägare
Tabellen är ett förslag på intern arbetsfördelning. Anpassa den efter organisationen och det uppdrag ni kommer överens om med ett eventuellt ombud.
| Del av arbetet | Föreslagen samordnare | Medverkar med |
|---|---|---|
| Beskrivning av tjänsten | Rekryterande chef | Arbetsuppgifter, placering och planerad start |
| Uppgifter om anställningen | HR | Samordning av avtal och bekräftade villkor |
| Löne- och försäkringsunderlag | HR tillsammans med lön eller ansvarig specialist | Kontrollerade uppgifter från rätt funktion |
| Personliga handlingar | Kandidaten | De handlingar som efterfrågas för det aktuella ärendet |
| Sammanställning och ärendekontakt | Utsedd ärendeansvarig eller ombud enligt uppdrag | Status, underlag och nästa steg |
| Intern information inför start | HR | Bekräftat läge till chef och andra berörda |
Den som samordnar en uppgift behöver inte utföra varje moment. Däremot ska personen veta var svaret finns och se till att det kommer fram. Bestäm också vem som tar över vid frånvaro, så ärendet inte blir sårbart om endast en person vet vad som återstår.
Gör överlämningarna enkla att följa
Ett vanligt organisatoriskt problem är att ett dokument har skickats, men att ingen vet om det har tagits emot och granskats. Använd därför tydliga statusar som exempelvis:
- efterfrågat
- mottaget
- behöver kompletteras
- klart för nästa steg
Håll isär arbetsmaterial och den version som ska användas. Om anställningsvillkoren ändras behöver ärendeansvarig få veta det, även om ändringen redan har godkänts internt. Det räcker inte att den nya versionen finns i ett annat system.
Samla personliga handlingar i den kanal ni har kommit överens om för ändamålet. En allmän projektlista kan visa vem som väntar på vad utan att innehålla passkopior eller andra personliga dokument.
Bestäm vad kandidaten ska få veta
För kandidaten är det viktigt att kunna skilja på en intern plan och ett bekräftat besked. Kommunicera därför vad som är klart, vad som återstår och vem som återkommer. Undvik att beskriva ett önskat startdatum som ett beslut om när personen får börja arbeta.
Kom också överens om vem som svarar på vilka frågor. HR kan vara kontakt för arbetsplatsen, medan ett ombud svarar om ansökan inom sitt uppdrag. Kandidaten ska inte behöva förmedla besked mellan flera personer som saknar kontakt med varandra.
När ni tar hjälp med ansökan
Be om en tydlig beskrivning av vilka delar hjälpen omfattar och vilka uppgifter ni behöver lämna. Migrationsverket anger att ett ombud för arbetsgivaren behöver fullmakt. Kontrollera även hur behörighet och ärendekommunikation ska fungera i just ert upplägg.
Nimmersion erbjuder hjälp med visum och arbetstillstånd, från förberedelser och underlag till stöd genom ansökningsprocessen. Arbetsfördelningen behöver vara tydlig även när ni anlitar oss och det är sedan Migrationsverket som fattar beslutet om tillstånd.
Inför första kontakten kan ni samla en kort beskrivning av rekryteringen, vilka interna personer som behöver medverka och vilka frågor som ännu saknar svar. Kontakta oss så går vi igenom vilket stöd ni behöver.
