En relocationpolicy beskriver vilket stöd företaget erbjuder när en medarbetare flyttar för arbetet. Den behöver göra det tydligt vem som omfattas, vad arbetsgivaren bekostar och hur beslut fattas när behoven avviker från standardupplägget. För kandidaten ska det gå att förstå vad erbjudandet faktiskt innebär före flytten.
Policyn behöver inte börja som ett långt dokument. Börja med de frågor ni annars får avgöra på nytt vid varje rekrytering. Skriv ner principerna, bestäm vem som äger dem och se till att de går att tillämpa i ett enskilt erbjudande.
Bestäm vilka situationer policyn ska omfatta
Skilj mellan sådant som kan behöva olika upplägg, exempelvis en internationell nyanställning och ett tidsbegränsat uppdrag. Var också tydliga med om policyn gäller flytt till Sverige, flytt från Sverige eller andra typer av förflyttning.
Det viktiga är att HR och chefer vet när policyn ska användas. En alltför allmän formulering lämnar annars utrymme för olika löften till kandidater med liknande förutsättningar. Tydlighet redan på policynivå sparar många diskussioner, jämförelser och tid. Många kandidater flyttar under sommaren för att harmonisera flytten med skolåret och då är ofta nyckelpersoner på företaget på semester. Då är det extra värdefullt för inhoppare att luta sig på en policy.
Beskriv sedan hur medföljande familj hanteras. Om stöd för familjemedlemmar kan ingå, behöver villkoren framgå. Medarbetaren ska inte behöva upptäcka först efter ankomsten att familjens behov har tolkats annorlunda av arbetsgivaren.
Om rekryteraren har erbjudit ett utökat relocationstöd för att få kandidaten att tacka ja, behöver HR få information om vad som har utlovats och vad det omfattar.
Beskriv stödet så att det går att förstå
Ord som ”relocationpaket” och ”hjälp med flytten” kan betyda olika saker för olika personer. Beskriv därför vilka insatser som faktiskt kan erbjudas och vad som behöver avtalas separat.
Det kan exempelvis handla om hjälp med bostadssökning, tillfälligt boende eller praktisk etablering. Skriv också om företaget betalar en tjänst direkt eller ersätter en godkänd utgift i efterhand. Ange hur medarbetaren ska få ett beslut innan en kostnad uppstår.
Undvik att formulera stödet som en garanti för ett visst myndighetsbeslut, en bostad eller en skolplats. Beskriv vilken hjälp som erbjuds och vad som ligger utanför arbetsgivarens kontroll.
Skilj principerna från den enskilda budgeten
Policyn ska ange hur företaget tar ställning till kostnader. Budgeten för en viss flytt visar vilka belopp som följer av beslutet. Om alla priser skrivs in i policyn kan dokumentet snabbt bli svårt att hålla aktuellt.
Låt därför policyn ange vem som godkänner budgeten, hur ersättningsbara kostnader definieras och vad som kräver förhandsgodkännande. Den enskilda överenskommelsen kan sedan beskriva omfattning, belopp och tidsperiod för just den medarbetaren.
Be lön, ekonomi och vid behov juridisk kompetens att granska de delar som berör beskattning, ersättningar och avtalsvillkor. Policyn bör inte innehålla generella löften om skattefrihet eller återbetalningskrav som saknar bedömning.
Ge undantag en tydlig beslutsväg
En policy behöver kunna hantera att människor har olika förutsättningar. Ett undantag ska gå att både förklara och följa upp. Bestäm vem som tar emot frågan, vem som beslutar och hur beslutet dokumenteras.
Tänk exempelvis på en planerad ankomst som flyttas fram. Frågan är då inte bara om mer stöd kan erbjudas, utan också vem som bedömer behovet och hur medarbetaren får besked. En tydlig beslutsväg gör att HR slipper förhandla fram en ny process mitt i situationen. En medföljande familjemedlem kan till exempel ha uppsägningstid för både bostad och arbete i hemlandet. Policyn kan beskriva hur ni tar hänsyn till sådana förutsättningar när tidplanen för flytten bestäms.
En disposition att arbeta vidare med
Använd följande som arbetsunderlag och anpassa innehållet till er organisation. Det är en disposition, inte en färdig juridisk policy.
| Del i policyn | Beslut som behöver beskrivas |
|---|---|
| Syfte och omfattning | Vilka flyttar och medarbetare policyn gäller |
| Stöd till medarbetaren | Vilka insatser som kan erbjudas och hur de beställs |
| Medföljande familj | Vilka behov som kan omfattas och enligt vilka principer |
| Kostnader och ersättning | Godkännande, underlag och betalningssätt |
| Ansvar | Vad HR, chef, medarbetare och leverantör ska samordna |
| Undantag och ändrade planer | Beslutsfattare och dokumentation |
| Kommunikation | Hur det individuella erbjudandet bekräftas |
| Förvaltning | Dokumentägare, version och nästa översyn |
Gör policyn till en del av rekryteringen
En policy hjälper först när den används av dem som lämnar erbjudanden och svarar på kandidatens frågor. Ge därför chefer och rekryterare en kort introduktion till vad de kan lova och vad som först behöver stämmas av.
Låt medarbetaren få en begriplig sammanställning av det egna stödet, med kontaktperson och nästa steg. Den fullständiga policyn kan finnas som bakgrund, men ska inte vara det enda underlaget för att förstå flytten.
När policyn ska omsättas i praktiken kan vår översikt från visum till onboarding hjälpa er att se hur delarna hänger ihop.
Koppla riktlinjerna till det stöd ni behöver
Utgå från era interna beslut när ni diskuterar hjälp med en flytt. Nimmersions relocationtjänster kan vara en del av det stöd ni erbjuder medarbetaren. Kontakta oss för att gå igenom behoven och vad ett upplägg kan omfatta.
